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A NOVA forma de PLANEJAR para atingir suas metas

Nos capítulos anteriores, aprendemos sobre a importância da confiança mutua e de destacar as metas com clareza e assim criar métodos para desenvolvê-la. O curioso é que algumas pesquisas apontam para a falta da definição de metas estratégicas dentro das corporações – e quando as possuem, são mais relacionadas a tarefas e não ao desempenho e resultados que elas devem gerar.

Em geral, nas empresas, a grande massa de operações, onde realmente está a execução, onde as metas seriam primordiais, as coisas se perdem! A confusão se instala quando as metas e objetivos não são compartilhados com todos da, quando há interdependência entre setores, entre outas situações em que as pessoas / equipes não se sintam responsáveis visceralmente pelo sucesso ou insucesso dos projetos. Fica fácil “lavar as mãos” ou “empurrar com a barriga” as demandas e desafios que exigem o exercício da superação.

Mesmo quando há indicadores de desempenho bem elaborados, os colaboradores podem não compreender de fato a importância dos KPI’s, visto que não entendem seu propósito. Assim, eles se tornam apenas números dentro de relatórios burocráticos que “sugam” o tempo e a energia de todos.

Em resumo, os gestores, na maioria dos casos, não possuem sequer as habilidades necessárias para estabelecer os indicadores de desempenho necessários para o planejamento e execução de metas de curto, médio e longo prazo, envolvendo de fato as pessoas no processo.

 

A grande questão é que os indicadores serão fundamentais para a performance dos projetos, podendo ser encarados pela equipe como verdadeiros combustíveis para seguir adiante, como bússolas que os norteiam nas etapas do processo ou apenas como um fantasma a assombrá-los. Ou seja, os indicadores tanto podem motivar e guiar um time quanto assustar ou coagir cada colaborador.

 

Mais do que nunca, atingir e superar as metas propostas pela empresa passam a ser um desafio quase impossível. E pior, muitos ainda possuem receio de atingir as metas, com medo de que elas aumentem de forma exponencial nos meses ou anos seguintes.

 

Metas, indicadores ou KPI´s – como são chamados em algumas empresas e que em inglês a sigla significa Key Performance Indicator, traduzido nada mais é que indicador -chave de desempenho -, são e serão cada vez mais frequentes nas organizações, por isso, saber lidar com esses dados é fundamental.

Com base na experiência da Netprofit, ajudando milhares de empresas e de executivos em todo o país, aquilo que parece fácil e até mesmo obvio, não é tão obvio até que se atente a cada detalhe.

Aponto três dos principais motivos pelos quais algumas pessoas ou, às vezes, o time inteiro simplesmente não atinge as metas:

  1. Incrivelmente, mais de 80% dos gestores, na prática, não possuem habilidades necessárias para criar as metas, apesar de mais de 90% afirmar que sim.

 

Os gestores, muitas vezes, acham que possuem habilidades necessárias para criar essas metas com indicadores de desempenho, o que na pratica não é uma verdade absoluta. O pior, acreditam que sabem. Em geral, criam metas e indicadores com os seguintes erros:

  • Muitas metas não estão dentro do seu domínio e controle das pessoas para quais as metas foram criadas.

Exemplo: Efetivar fechamentos contábeis até o quinto dia útil de cada mês.

Imagine que o tempo médio para um fechamento, seja de 5 dias uteis a contar do prazo de entrega dos documentos necessários, sendo estes por sua vez, entregue pelas filiais.

Agora, imagine que ou o quanto algumas filiais, entreguem dia 02 ou 03 (com um certo atraso). Será impossível bater a meta, uma vez que outro setor, incorre no rotineiro imbróglio?

A meta poderia ser: Fazer o fechamento em um tempo INFERIOR A CINCO DIAS UTEIS A CONTAR DA ENTREGA DOS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PELA FILIAL.

Por que INFERIOR A…? Primeiro que meta não é para ser atingida, mas sim superada. Segundo, que assim, deixo aberto e o entendimento, que deve ser ANTES do prazo. Quanto ANTES? O menos possível. Terceiro, que a pessoa só será avaliada na parte que cabe a ela e não a outro setor. O problema de atraso por parte das filiais deve ser tratado a parte com a devida politica de metas da empresa, mas não prejudicar terceiros.

  • Querer medir tarefas e não resultado?

Resultado envolve:

  1. Fazer Mais (volume). Exemplo: Vender ACIMA de 100k por mês.
  2. Fazer Melhor (qualidade): Reduzir as não conformidades dos produtos – ABAIXO / INFERIOR a 1,7% ao mês.
  3. Fazer Mais Rápido (velocidade): Realizar as entregas em MENOS de 24 horas da solicitação do pedido.
  4. Fazer com menor custo (eficiência): Reduzir os desperdícios de produção – ABAIXO / INFERIOR a 2,8% ao mês.

Assim por diante. ABAIXO DE OU ACIMA DE…!

 

  • Você está esperando perfeição?

Algumas metas, quando definidos como 100%, ZERO, devemos perguntar se esse é o que queremos (nosso objetivo), ou se é uma meta factível. Se a resposta for que não é possível, ou que não está totalmente sob nosso controle, então não vale como meta.

Exemplo: META: Zero acidentes na fábrica. Isso é o que queremos, contudo, um dia, que passe 700 dias, 1.000 dias, eu nunca vi em uma fábrica, estamos a 1 milhão de dias sem acidente (????). Vejo: Estamos a 278 dias sem acidente, nosso recorde é de 390 dias.

Podemos ter uma meta de reduzir acidentes graves talvez, ou de aumentar o apontamento de “quase acidentes”, mas não de ZERO acidentes.

Exemplo: Todos os prazos de todos os projetos devem ser cumpridos em todos os clientes.

Em fim, coisas que não são atingíveis (em um mundo real), não podem ser colocadas como META, apenas como um objetivo ou direção de excelência.

 

  • Há alguma chance de má compreensão dos termos ou da linguagem?

As vezes definimos metas com frases abertas. Exemplos: Aumentar as vendas em 20% no ano de 2020.

Pergunta: Tem alguma especificidade de mix de produto? Perfil de clientes? Rentabilidade? Prazos de pagamento? Períodos ou sazonalidades? Ou o que vender, qualquer coisa, de qualquer forma está “valendo”?

Digo isso, porque depois, o gestor não terá o que reclamar ou argumentar, ou dizer que é ÓBVIO, que o colaborador DEVERIA SABER, caso as pessoas entendam algo fora disso,

A metas podem e devem ser DESCRITAS sem preguiça alguma. Invista tempo nisso e evitará discussões depois.

Exemplo descrito por um cliente:

META DE VENDAS PARA REGIÇÃO SUL: (para cada vendedor foi descrita uma meta baseada em análise de histórico de vendas e potencial da região).

A Meta é aumentar em MAIS de 20% as nossas vendas em 2020, sendo 12% do nosso produto X, sendo deste, 65% para a base de clientes e 35% para novos clientes, seguindo a mesma fração, sendo 4% produto %, 2% produto H, 1% produto P e 1% serviços Y, com uma margem de contribuição media de 17% para o produto X e 21% de contribuição para os demais produtos, isso em condições de pagamentos em três vezes. Acrescendo ou diminuindo 1% de aumento ou redução ao número de parcelas, respeitando o prazo de entrega de 30 dias a partir da solicitação do produto ou serviço.

Do montante de 20% da meta, objetiva-se fazer 40% das vendas no primeiro semestre e 60% no segundo semestre divididos em:

Primeiro trimestre: ACIMA DE 20%.

Segundo trimestre: ACIMA DE 20%.

Terceiro trimestre: ACIMA DE 30%.

Quarto trimestre: ACIMA DE 30%.

Nota do gestor: Qualquer variação disto, deverá ser analisado individualmente com o gestor responsável e deverá ser encarado como exceção e jamais como regra.

 

Voltando para nossa explicação, percebe como é diferente daquela inicialmente descrita como: Meta: Aumentar 20% as vendas em 2020. (????).

  • Lembrando que palavras como “muito”, “efetivo”, “bem feito” não são mensuráveis ou de fácil concordância.

 

Façamos um teste rápido: Quais destas metas descrita na sua opinião não deixam margem de má compreensão? Responda Sim, para aquela que esta perfeitamente SMART E NÃO deixa margem para má compreensão e NÃO para aquele que pode ser melhorada, pois, deixa margem de má compreensão.

Observação: Todas essas metas, foram subtraídas de casos reais e faziam parte de planos de bônus ou remuneração variável de algumas empresas.

  • Atingir 32% de vendas para novos clientes em 2019.

Sim (   )   Não (   )

 

  • Todos os funcionários devem cumprir a cerificação obrigatória com 15 dias de

antecedência da data final, exigidos pela empresa certificadora.

Sim (   )   Não (   )

 

  • Participar de reuniões sobre procedimentos todas semanas de 2019.

Sim (   )   Não (   )

 

  • Diminuir em 20% as reclamações em 2019.

Sim (   )   Não (   )

  • Aumentar as vendas em clientes classificação A, no ano de 2019.

Sim (   )   Não (   )

 

  • Todos os prazos dos projetos deverão ser cumpridos com todos

os clientes durante todo o ano de 2019.

Sim (   )   Não (   )

 

 

Se você respondeu NÃO para todas, você acertou! Todas essas metas, da forma que foram descritas, geraram problemas e conflitos internos porque todas, geraram muitas brechas para má compreensão.

 

 

  1. As pessoas não entendem ou não compreendem os indicadores

 

Mesmo quando há indicadores de desempenho bem elaborados, muitos colaboradores não entendem de fato a importância ou o propósito dos critérios de acompanhamento e de avaliação. Eles olham para aquilo apenas como números, perda de tempo e burocracia exagerada que tiram o tempo e desviam a energia do dia a dia.

 

Discuta o que teremos de ganhos como empresa, mas, principalmente como pessoas se atingirmos aquela meta, perguntando inclusive para o colaborador responder o que ele acredita obter de benefício se atingirmos.

 

  1. Faltam planos de ações efetivas

 

Apesar dos indicadores de desempenho já existirem e as pessoas entenderem e concordarem, muitos gestores não sabem como criar planos de ações realmente efetivos, que gerem resultados impactantes em pouco tempo. Assim, acabam perdendo a chance da antecipação e a oportunidade de virar o jogo.

 

Se você é um gestor ou ocupa algum cargo relevante e estratégico na empresa da qual faz parte, busque capacitação, desenvolvimento e se torne um especialista nesse quesito. Lembre-se que é impossível encontrar pontos de melhorias reais em algo que não se mede ou não se analisa corretamente. Esse pode ser um excelente passo para mudar, melhorar e aumentar seus resultados.

Quer saber como se tornar um especialista? Confira as 5 dicas práticas de como ajudar o seu time a atingir e, quem sabe, superar as metas:

 

Dica número 1: Entenda melhor a diferença entre metas x indicadores

 

Sei que parece simples, porém, mais da metade dos gestores que tenho contato não entendem a diferença. Então, vamos lá! A meta é algo a ser SUPERADA (o) e NÃO atingido. Normalmente, quantificada por meio de volume, de tempo ou de qualidade. Já os indicadores-chave de desempenho servem para saber se atingiu ou se estão atingindo os resultados esperados para atingir as metas.

Exemplo:

Meta: sair de Campinas e chegar a São Paulo em 1 hora e 30 min.

Indicador-chave de performance: distância percorrida x tempo gasto.

 

Controlando o quanto andou versus o tempo que está gastando, saberá exatamente se está adiantado ou atrasado, permitindo correções antes do término da viagem.

 

Alguns gestores definem metas, mas não os indicadores de controle. Com isso, muitas vezes, quando tentam reagir já não há mais tempo.

 

Dica número 2: Crie metas que sejam “inteligentes”

 

Certifique-se que sua meta tem alguns fatores cruciais para atingir o sucesso. Uma dica é utilizar o conceito de Meta S.M.A.R.T. como sugerimos no capítulo anterior. Assim, você poderá fazer um filtro, toda vez que criar uma meta para o seu time e isso aumentará a chance de sucesso.

 

Dica número 3. Crie um painel atrativo e orgânico para esses indicadores chave de desempenho.

 

As pessoas têm dificuldades em manter ritmo e disciplina, por conta disso, sugiro que um painel seja criado para que todos possam saber onde estão (se estão abaixo ou acima do esperado) em tempo real e, preferencialmente, em local visível, atualizado de forma diária e que seja de fácil compreensão. Gráficos tendem a ser bem funcionais e fáceis de visualizar.

Isso ajudará muito o time e os gestores a tomarem decisões rápidas de forma pró-ativa, ou seja, de forma antecipada, tentando alterar o resultado antes de o jogo acabar.

 

Dica número 4: Envolva seu time no processo

Envolver as pessoas na criação e no entendimento é fundamental. O gestor deve saber demonstrar para o time o quanto aquilo é importante, o quanto medir o desempenho por meio de indicadores é benéfico e positivo e permitir que elas participem com suas opiniões e sugestões de como podem fazer melhor do que fazem hoje.

Dica número 5: Tenha disciplina e entusiasmo em fazer a gestão destes indicadores

E por fim, faça a gestão desses números de forma disciplinada e diária se necessário, pois de nada irá adiantar seguir os passos anteriores, se não for gerenciado. Afinal, o que não é medido, não pode ser melhorado.

Dica número 6: Comemore cada resultado positivo

Saiba que é a comemoração que recarrega as energias e dá sentido a todo o trabalho! Aproveite também para reorganizar o seu planejamento, do seu time e da sua empresa. Com certeza, você colherá resultados surpreendentes.

Aplicando a teoria estudada nesse capítulo:

 

A atividade que faremos agora parece simples, mas é de extrema valia para descobrirmos o quanto seus processos de trabalho estão organizados e alinhados na sua operação.

Primeiro Passo:

Para começar, gostaríamos que você definisse o que chamamos de “Área Chave de Resultados” (ACR’s). Vamos ver alguns exemplos para que fique claro o entendimento:

 

ACR´s: Área Comercial

ACR 1 –  Prospecção de novos clientes.

ACR 2 – Vendas na Base de clientes (equipe Farmer).

ACR 3 – Vendas para novos clientes (equipe Hunter).

ACR 4 – Big Finder.

ACR 5 – Orçamento e Gestão.

ACR 6 – Desenvolvimento de equipes.

 

Diante do exemplo exposto, vamos à atividade! Preencha as próximas linhas com atenção e clareza:

 

Quais são as Áreas Chave do seu setor ou empresa? Escreva agora!

1.__________________________________________________________

2.__________________________________________________________

3.__________________________________________________________

4.__________________________________________________________

5.__________________________________________________________

6.__________________________________________________________

7.__________________________________________________________

8.__________________________________________________________

9.__________________________________________________________

 

Diante do que foi listado, imagine que cada área mencionada deve trazer um resultado satisfatório e que a soma de todos eles consiga alcançar o resultado projetado para o setor. E mais: imagine que os resultados de cada setor, também somados, possam atingir os resultados esperados pela empresa como um todo. Isso é o que um trabalho de alta performance vai lhe proporcionar.

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